Ordermanagement in der Logistik - Definition, Vorteile und Praxisbeispiel

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Logistik Lexikon

Ordermanagement

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📖 Begriffserklärung

Ordermanagement ist in der Logistik entscheidend für die Effizienz und Schnelligkeit der Lieferkette. Es umfasst die Planung, Durchführung und Kontrolle aller Aspekte der Auftragsbearbeitung und ist besonders wichtig für Dienstleistungen wie Express Transport und Speditionen.

Definition und Bedeutung

Ordermanagement, auch Auftragsmanagement genannt, umfasst alle Aktivitäten, die mit der Annahme, Bearbeitung und Erfüllung von Kundenbestellungen verbunden sind. In der Logistikbranche spielt das Ordermanagement eine zentrale Rolle, da es die Effizienz und Schnelligkeit der Lieferkette direkt beeinflusst. Es integriert verschiedene Funktionen wie Bestandsmanagement, Lagerhaltung, Transport und Kundenservice, um eine reibungslose Lieferung zu gewährleisten.

Relevanz in der Logistik

Das Ordermanagement ist entscheidend für Logistikunternehmen, die Dienstleistungen wie Direktfahrt, Kurierdienst, Express-Transport und oder LKW Transport anbieten. Durch effektives Ordermanagement können diese Unternehmen sicherstellen, dass Sendungen pünktlich und zuverlässig beim Kunden ankommen, was besonders bei zeitkritischen Sendungen wie in der Express-Spedition essentiell ist.

Praxisbeispiel: Express-Spedition

Ein praktisches Beispiel für die Anwendung des Ordermanagements findet sich in der Express-Spedition. Angenommen, ein Kunde bestellt eine dringende Lieferung, die am nächsten Tag vor 10 Uhr morgens ankommen muss. Das Ordermanagement-System nimmt die Bestellung auf, prüft die Verfügbarkeit der Artikel, reserviert den Transportraum in einem LKW und plant die schnellstmögliche Direktfahrt. Dabei wird auch sichergestellt, dass alle notwendigen Dokumente für den Versand vorbereitet sind.

Vorteile und Nachteile

Vorteile:

  • Verbesserte Kundenzufriedenheit: Schnellere und genauere Lieferungen steigern die Kundenzufriedenheit.
  • Effizienzsteigerung: Optimierung der Ressourcennutzung und Minimierung von Verschwendungen.
  • Kostenreduktion: Durch genaue Planung und Überwachung können unnötige Kosten vermieden werden.

 

Nachteile:

  • Hohe Implementierungskosten: Die Einführung eines umfassenden Ordermanagement-Systems kann teuer sein.
  • Komplexität: Die Verwaltung eines solchen Systems erfordert spezielles Know-how und ständige Pflege.

 

Tabelle der Vor- und Nachteile:

VorteileNachteile
Verbesserte KundenzufriedenheitHohe Implementierungskosten
EffizienzsteigerungKomplexität in der Handhabung
KostenreduktionErfordert kontinuierliche Updates

Häufig gestellte Fragen und Antworten – FAQ

Ein Ordermanagement-System (OMS) ist eine Softwarelösung, die dazu dient, den gesamten Prozess der Auftragsabwicklung zu steuern und zu optimieren. Es handelt sich um eine zentrale Plattform, die verschiedene Phasen des Bestellprozesses von der Auftragserfassung über die Lagerhaltung und den Versand bis hin zur Lieferung und Nachverfolgung integriert. Hauptziele eines solchen Systems sind die Effizienzsteigerung, Fehlerminimierung und die Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch schnelle und zuverlässige Auftragsbearbeitung.

Hier sind einige Kernfunktionen eines Ordermanagement-Systems:

  1. Auftragserfassung: Erfassen und Verarbeiten von Kundenbestellungen über verschiedene Kanäle (Online, Telefon, persönlich etc.).
  2. Bestandsmanagement: Überwachung und Verwaltung der Lagerbestände in Echtzeit, um sicherzustellen, dass Produkte verfügbar sind und Nachbestellungen rechtzeitig ausgelöst werden.
  3. Auftragsbearbeitung: Zuweisung und Planung der notwendigen Ressourcen zur Erfüllung der Bestellungen.
  4. Versandmanagement: Planung und Koordinierung der Logistik für den Versand, einschließlich der Auswahl des Transportmittels und der Route.
  5. Kundenservice: Bereitstellung von Informationen zum Status der Bestellung für Kunden und Bearbeitung von Rücksendungen oder Reklamationen.
  6. Analytik und Berichterstattung: Sammeln und Analysieren von Daten zur Leistungsüberwachung und zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.

Durch die Integration dieser Funktionen ermöglicht ein Ordermanagement-System eine nahtlose und effiziente Abwicklung von Bestellungen, was besonders in Branchen mit komplexen Lieferketten und hohen Kundenerwartungen von Bedeutung ist.

Das Ordermanagement verbessert die Kundenzufriedenheit auf mehrere wesentliche Weisen:

  1. Schnellere Lieferzeiten: Durch effiziente Auftragsverarbeitung und -optimierung wird die Zeit von der Bestellung bis zur Auslieferung minimiert. Dies ist besonders wichtig für Kunden, die schnelle Lieferungen erwarten, wie es oft bei Online-Shopping oder bei Express-Speditionen der Fall ist.

  2. Genauigkeit der Bestellungen: Fehler bei der Auftragsbearbeitung, wie falsche Produkte oder Mengen, können zu Unzufriedenheit führen. Ordermanagement-Systeme reduzieren solche Fehler durch Automatisierung und verbesserte Kontrollmechanismen, was zu einer höheren Genauigkeit bei der Bestellabwicklung führt.

  3. Verbesserte Kommunikation: Kunden schätzen Transparenz bezüglich des Status ihrer Bestellungen. Ordermanagement-Systeme bieten oft Echtzeit-Updates zum Status der Bestellung, was den Kunden ermöglicht, den Fortschritt ihrer Lieferung zu verfolgen. Dies erhöht das Vertrauen und die Zufriedenheit der Kunden.

  4. Flexibilität bei Bestellungen: Viele moderne Ordermanagement-Systeme erlauben es den Kunden, ihre Bestellungen nach der Aufgabe noch zu modifizieren, etwa in Bezug auf Produktkonfigurationen oder Lieferzeiten. Diese Flexibilität trägt zu einem positiveren Kundenerlebnis bei.

  5. Effizienter Kundenservice: Bei Problemen oder Rückfragen können Kundenvertreter auf schnelle und genaue Informationen aus dem Ordermanagement-System zugreifen, was ihnen ermöglicht, Kundenanliegen effektiv zu adressieren und Lösungen zeitnah zu bieten.

  6. Umgehende Problemlösung: Wenn Probleme auftreten, ermöglichen es Ordermanagement-Systeme, diese schnell zu identifizieren und zu beheben. Sei es eine verzögerte Lieferung oder ein Problem mit der Produktqualität, schnelle Reaktionen können die Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit mindern.

Durch die Integration dieser Elemente trägt ein effektives Ordermanagement wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei, indem es eine reibungslose, transparente und kundenfreundliche Kauf- und Serviceerfahrung ermöglicht.

Ja, auch kleine Unternehmen können erheblich von Ordermanagement-Systemen profitieren. Hier sind einige Gründe, warum solche Systeme auch für kleinere Betriebe vorteilhaft sein können:

  1. Effizienzsteigerung: Auch kleine Unternehmen müssen ihre Bestellungen effizient verwalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ordermanagement-Systeme automatisieren viele der täglichen Aufgaben, die mit der Auftragsabwicklung verbunden sind, wie Bestandsüberwachung, Rechnungserstellung und Versandlogistik. Dies spart Zeit und reduziert Fehler, was die allgemeine Betriebseffizienz steigert.

  2. Verbesserte Kundenbeziehungen: Kleine Unternehmen bauen oft auf eine enge Beziehung zu ihren Kunden. Ein Ordermanagement-System hilft dabei, diese Beziehungen durch zuverlässigen Service und ausgezeichnete Kommunikation zu stärken. Kunden können zum Beispiel über den Status ihrer Bestellung auf dem Laufenden gehalten werden, was das Vertrauen und die Zufriedenheit fördert.

  3. Kostenreduktion: Durch die Optimierung des Bestands und die Minimierung von Überbeständen können kleine Unternehmen ihre Kosten senken. Ordermanagement-Systeme bieten oft Tools zur Analyse des Bestands und zur Vorhersage der Nachfrage, was zu effizienterer Lagerhaltung und weniger Kapitalbindung führt.

  4. Skalierbarkeit: Mit einem Ordermanagement-System können kleine Unternehmen leichter wachsen. Das System kann sich an steigende Bestellvolumen und expandierende Marktaktivitäten anpassen, ohne dass proportional zur Geschäftsausweitung zusätzliche Verwaltungskräfte eingestellt werden müssen.

  5. Zugang zu fortschrittlichen Technologien: Moderne Ordermanagement-Systeme bieten Zugang zu Technologien, die sonst größeren Unternehmen vorbehalten wären, wie künstliche Intelligenz zur Nachfragevorhersage oder Automatisierungstools für Marketing und Kundenkommunikation.

  6. Datengestützte Entscheidungsfindung: Kleine Unternehmen können durch die Analysefunktionen von Ordermanagement-Systemen besser informierte Entscheidungen treffen. Sie können Verkaufstrends verstehen, Kundenverhalten analysieren und entsprechende Marketingstrategien entwickeln.

Zusammengefasst kann ein Ordermanagement-System kleinen Unternehmen helfen, professioneller zu agieren, ihre internen Prozesse zu verbessern und die Grundlage für zukünftiges Wachstum zu legen, indem es die Komplexität der Auftragsabwicklung reduziert und die Kundenzufriedenheit steigert.

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